Finanças Pessoais

SAIBA SE A EMPRESA TEM QUALIDADE GERENCIAL FINANCEIRA

Será que a sua empresa tem qualidade gerencial financeira ? Bem, isso ajuda bastante para manter o negócio sustentável, evitando crises piores e até a inviabilização. Também possibilita um crescimento verdadeiro, sem problemas no futuro.

A área financeira não é o local onde são feitos os pagamentos, como muita gente pensa. Isso é muito curto. Ela é o local onde se trata da saúde da empresa. É fundamental em qualquer tipo de empreendimento, por isso precisamos dar toda atenção a ela.

Ter qualidade gerencial financeira, significa ter certas práticas que aumentam a eficiência e a segurança, não só em finanças mas na empresa inteira, independentemente do sistema informatizado que é utilizado, das planilhas ou anotações no caderno.

1. Estrutura organizacional: A estrutura organizacional determina como a área se organiza para realizar a sua missão. Ela norteia como as coisas devem funcionar e o escopo de cada um. O ideal é que esteja bem definida mas independente do tipo de organograma que existe ou se existe, o importante é que as funções financeiras existam.

OPERAÇÕES

É a primeira função financeira que se desenvolve nas organizações empresariais. Ela é formada por três subfunções específicas:

a) Movimentação: Engloba as tarefas típicas de tesouraria, movimentando caixas e bancos, disponibilidades e pagamentos.

b) Obrigações: Envolve basicamente a tarefa de controle que implica em monitorar o volume e as condições das contas a pagar da empresa, tais como valores, vencimentos e credores. É impactada por compras e contratações, e por isso além de controlar, deve também monitorar de onde estão vindo as demandas de pagamento e seus respectivos detalhamentos.

c) Recebíveis: Esta subfunção reune as tarefas ligadas as contas a receber, iniciando pelo controle, similar ao das obrigações. Em alguns casos inclui a tarefa de faturamento e também deriva para as subtarefas de cobrança e concessão de crédito.

INTELIGÊNCIA

Esta função somente desenvolve-se com a maturidade da área financeira. Muitas empresas jamais chegam a tê-la. Ela também possui duas subfunções que a compõem:

a) Medidores e Padrões: Trata-se da tarefa de desenvolver e implantar indicadores que medem o desempenho de vários aspectos econômicos e financeiros da empresa, bem como, de estabelecer padrões de desempenho para os mesmos, que servem como referenciais para avaliação. Normalmente, o setor de custos supre parte desta necessidade.

b) Planejamento e Controle: Inclui a tarefa de orçamento de caixa, de resultado, de contas patrimoniais gerenciais, de compras ou qualquer outra atividade na empresa sob o aspecto financeiro, bem como acompanhar a realização, analizar divergências e providenciar ações corretivas. Não é raro encontrar o setor de controladoria envolvido nisto.

2. Processos internos: A área financeira funciona basicamente em três etapas. Recebe e coleta informações internas e externas, processa estas informações através de classificação, organização, validação e análise, e faz entregas como quitação de obrigações, aplicação de disponibilidades, apresentação de relatórios, entre outras. Ela deve ter normas indicando o que deve ser feito e procedimentos indicando como deve ser feito, todos eles devidamente escritos, atualizados, divulgados e conhecidos. As rotinas de trabalho das pessoas também devem ser tratadas da mesma maneira. As pessoas devem fazer o que a empresa define para ser feito, e não aquilo que elas querem fazer. Estas ferramentas descrevem e definem os processos internos, que devem contar também com indicadores que meçam o volume e o desempenho dos mesmos. Eles devem estar mapeados e fixados em locais de fácil visualização.

3. Pessoas: Os integrantes da área financeira devem ter as competências técnicas para atuar nela. Estas competências devem estar listadas por cargo, para facilitar a identificação, fixadas para visualização e sempre devem estar atualizadas. Capacidade de lidar com informática, com planilhas, com sistemas, com operações matemáticas, de conferir, de revisar, são bons exemplos. Treinamentos regulares são valiosos para desenvolver o time e muito bem vindos. O perfil das pessoas que estão na área também é importante. Muitos gestores ficam somente neles, infelizmente. Quem trabalha no financeiro precisa ser confiável, discreto, concentrado, determinado, exigente e perfeccionista. Tudo isso colabora com os resultados, com a produtividade e com a baixa margem de erros.

4. Relatórios gerenciais: As informações gerenciais servem de insumos para a tomada de decisões, para o controle, para a análise, para o planejamento. Elas precisam estar escritas ou serem vistas pois quando são somente verbais fomentam erros e a pouca objetividade. Elas podem estar no papel ou em monitores digitais, podem ter tabelas e gráficos. Hoje em dia existem muitas opções de BI. O importante é que a empresa disponha delas em tempo hábil e que tenham consistência, pois sem isso de nada servem. Cada função financeira possui os seus demonstrativos e relatórios gerenciais peculiares, muitos deles definidos no sistema utilizado, em todo caso devem ser emitidos regularmente e guardados para evitar perdas de dados, ou mesmo manipulação. Os principais demonstrativos gerenciais financeiros são os seguintes:

Fluxo de caixa : Demonstra as entradas e saídas de dinheiro, saldos iniciais e finais de caixas e bancos, em horizontes diários, semanais ou mensais. Em datas passadas serve para controle e futuras, com estimativas e previsões, para planejamento. Indica a geração de caixa, os excessos e necessidades de recursos, a compatibilidade entre recebimentos e desembolsos relativa a vencimentos e valores, o nível de formação, manutenção ou corrosão do capital de giro.

DRE: Sigla que significa "demonstrativo de resultado do exercício" e que vem da Contabilidade. Apurado pelo regime de competência, agrupa receitas, custos e despesas gerados no mesmo período, não necessariamente recebidos ou pagos. Com ele é possível saber o risco operacional, a eficiência da operação do negócio através das margens de lucro em suas diversas derivações, inclusive a capacidade de amortização das dívidas. Se estiver organizado ou identificado conforme o custeio variável, pode informar também a margem de contribuição e o ponto de equilíbrio.

Balanço financeiro patrimonial: Apresenta saldos e movimentações de disponibilidades, contas a receber vencidas e vincendas, estoques, imobilizado e contas a pagar vencidas e vincendas. Com ele e os demonstrativos anteriores é possível saber o custo do capital que financia a empresa, se o endividamento está beneficiando ou prejudicando, a necessidade de capital de giro, o retorno global sobre os investimentos, e até se está havendo geração de riqueza ou empobrecimento.

5. Compliance e Auditoria: A conformidade com normas internas, contratos, regulações e leis, é essencial para finanças. Assim como a inexistência de fraudes e perdas contra o patrimônio material e financeiro da empresa e de seus proprietários. Desta feita, devem haver verificações feitas por pessoal interno e/ou externo, constatando desde a documentação comprobatória, ao cumprimento de processos, revisão de cálculos, configurando não conformidades, informando a quem de direito, recomendando ou tomando providências corretivas.

6. Governança: Aqui as práticas estão relacionadas aos cargos dw chefia envolvendo análise de informações, tomada de decisões, coordenação das equipes e das tarefas, supervisão do trabalho, responsabilidade pelos resultados, planos e cronogramas de ações, alçadas de decisão, agenda de reuniões, e até a conduta ética dos chefes nos seus diversos níveis.

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